Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, kuinka Accomfy Oy käsittelee asiakkaiden henkilötietoja. Tietosuoja on meille tärkeää ja sitoudumme suojaamaan asiakkaidemme yksityisyyttä noudattaen soveltuvaa lainsäädäntöä, kuten EU yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).

  1. Rekisterinpitäjä

Accomfy Oy

Y-tunnus 3468943-2

c/o Kontrollipiste Oy Maria Jotunin tie 11, 00400 Helsinki Suomi

asiakaspalvelu@accomfy.com

  1. Yhteystiedot tietosuojaasioissa

Accomfy Oy / tietosuoja-asiat

Y-tunnus 3468943-2

c/o Kontrollipiste Oy Maria Jotunin tie 11, 00400 Helsinki Suomi

asiakaspalvelu@accomfy.com

  1. Rekisterin nimi ja tietosisältö

Accomfyn asiakasrekisteri

  1. Tietojen käsittelyn oikeusperuste

Siltä osin kuin asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

Henkilötietojen keräämisen tarkoitus on sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde. Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän sopimus- tai asiakassuhde asiakkaan (esim. majoittuja, vuokralainen, vuokranantaja tai asunnon omistaja) kanssa. Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.

Käsittelemme henkilötietoja (kuten yhteystietoja ja muita kuvaavia tietoja kuten syntymäaika tai henkilötunnus) asiakassopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi (mukaan lukien laskutus). Käsittelemme myös luottoluokitustietoja suostumuksella varmistaaksemme laskutuksen sujuvuuden.

Osana palveluiden tuottamista ja toimittamista käsittelemme henkilötietoja myös oikeutetun etumme perusteella muun muassa asiakassuhteen hoitamiseksi ja asiakaspalvelun tarjoamiseksi sekä väärinkäytösten ja vikojen selvittämiseksi (esimerkiksi lokitiedot, koodilukkojen käyttölokitiedot, viestintä).

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

– asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

– palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen

– laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen

– mainonnan kohdentaminen

– palveluita koskeva analysointi ja tilastointi

– asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta

– palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen – oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,

– rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä

– muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Siltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuun, rekisterinpitäjä on arvioinut, että käsittely ei ole ristiriidassa asiakaan perusoikeuksien tai -vapauksien kanssa.

  1. Käsiteltävät tiedot
  • Asiakkaan perustiedot ja yhteystiedot, kuten koko nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kieli
  • Omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista, laskutusta ja luottotietojen tarkastamista varten
  • Vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
  • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivät
  • Asiakkaalle toimitetut kuitit, laskut ja muut maksutiedot
  • Mielenkiinnon kohteet ja muut asiakkaan itse antamat tiedot
  • Palvelujen muut tapahtumatiedot
  • Reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot

Accomfyn verkkosivustolla käytetään evästeitä, joiden avulla voidaan kerätä tietoja ko. sivuston käytöstä. Lisätietoja niiden käytöstä löydät evästepolitiikastamme.

  1. Tietolähteet

Asiakasta koskevia henkilötietoja kerätään pääasiassa asiakkaalta itseltään yhteydenottojen tai palveluiden käytön yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään käsittelyn tarkoituksen edellyttämän ajan, niin kauan kuin laki sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön. Henkilötietojen säilytysaika riippuu seuraavista seikoista: sopimusvelvoitteista, lainsäädännössä olevista vaatimuksista (esim. majoitus- ja kirjanpitolainsäädäntö), suostumuksen peruuttamisesta sekä tietojen tarpeellisuudesta palveluiden tarjoamiseksi tai varmistamiseksi. Tietoja voidaan säilyttää näiden aikarajojen yli poikkeustilanteissa, kuten lain- tai viranomaisen vaatimuksesta tai oikeusvaateen vuoksi. Tämän jälkeen tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

Evästeillä kerättyjä tietoja säilytetään evästesuostumusmekanismissa ja evästepolitiikassa kuvatun ajan.

  1. Tietojen luovuttaminen

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen (esim. vuokrasopimus) toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi taloyhtiön isännöitsijälle ja huoltoyhtiölle asukastietojen kirjaamista varten sekä huoneiston korjauksien tilaamista varten. Vastaavasti rekisterinpitäjä voi joutua luovuttamaan henkilötietoja, mikäli rekisterinpitäjä on osallisena oikeudenkäynnissä tai muussa oikeudellisessa menettelyssä. Lisäksi vuokranantajalla tai vuokranantajan edustajalla on oikeus luovuttaa vuokrasopimukseen ja vuokrasuhteeseen liittyviä tietoja vuokrasopimukseen kirjatulle luottohenkilölle ja/tai takaajalle.

Joissakin tapauksissa, kuten markkinoinnin sekä tuote- ja palvelukehityksen yhteydessä käyttämämme palveluntarjoajat ja yhteistyökumppanit voivat käyttää henkilötietojasi myös omiin tarkoituksiinsa. Esimerkiksi verkkosivuillamme ja sinulle lähetetyissä viesteissä saattaa olla linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivuille, liitännäisiin ja sovelluksiin. Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös alihankkijoita ja ulkopuolisia palveluntarjoajia (esimerkiksi majoituskohteiden siivoamiseen ja huoltamiseen, asiakaspalveluun, tai muiden vastaavien palveluiden tarjoamiseen), joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa.

Mikäli myymme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille. Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa myös valikoiduille kumppaneillemme saataviemme perimiseksi sekä oikeusvaateiden esittämiseksi ja puolustamiseksi.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin, Google Drive tai Dropboxin yhteydessä.

  1. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu teknisesti ja organisatorisesti. Käytämme EU yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaisia toimenpiteitä, kuten pseudonymisointia ja salausta, jotta henkilötietojen käsittely on turvallista. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Noudatamme alan parhaita käytänteitä ja standardeja tietoturvan varmistamiseksi.

  1. Oikeudet

Asiakkaalla on mm. oikeus:

  • Saada informaatiota tietojen käsittelystä
  • Päästä tietoihin
  • Pyytää tietojen oikaisua
  • Pyytää tietojen poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi")
  • Rajoittaa tietojen käsittelyä
  • Vastustaa tietojen käsittelyä
  • Peruuttaa suostumuksen
  • Ilmoittaa epäkohdista tietosuojaviranomaiselle, www.tietosuoja.fi

Edellä mainitut oikeudet toteutetaan tietosuoja- ja muun sääntelyn sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Oikeuksien toteuttamiseksi pyydämme asiakasta olemaan yhteydessä kohdassa 2 esitettyyn osoitteeseen. Pyydämme asiakasta todentamaan henkilöllisyytesi, jotta voimme varmistua siitä, ettei tietoja anneta muulle henkilölle kuin rekisteröidylle itselleen.

  1. Muutokset

Kehitämme palvelua ja käytäntöjämme jatkuvasti ja voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön tai viranomaisohjeistuksen muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Tämä tietosuojaseloste päivitettiin viimeksi 8.11.2024.